Tout sur le Projet réussi !

Un projet commence souvent par un beau planning. Tout le monde est ravi, on se congratule, les charges ont été bien estimées, on a la foi, on y va. De toute façon le planning est là pour nous dire que tout va bien se passer.

C'est oublier que peu de projets respectent les délais! Et c'est rarement un problème d'implication de l'équipe de pilotage. En réalité, la planification même des tâches entraine des effets pervers, que seul le mode projet peut déjouer. Comme notamment :

• La loi de Parkinson
• Le syndrôme de l'étudiant
• Le multi-tâche

La loi de Parkinson ou comment tout collaborateur ayant un temps imparti pour réaliser une tâche utilise la totalité du temps attribué.

Le syndrôme de l'étudiant consiste à surestimer le temps alloué à une tâche et à ne commencer à travailler réellement qu'au dernier moment. Retards garantis!

Quant au multi-tâche, il entraine une déperdition de la capacité de réalisation des collaborateurs en raison des fréquents arrêts reprises.

Le mode projet apporte des solutions pratiques (issues de la théorie des contraintes) à ces maux largement répandus :

• Divisez la durée de toutes les tâches par deux, puis posez l'excédant sous forme de tampon en fin de projet. La loi de Parkinson et le syndrome de l'étudiant seront sans effet sur votre nouveau planning.
• Quant au multi tâche, veillez à le réduire le plus possible au sein de vos projets, quitte à geler certains projets pendant la réalisation de votre priorité. Temps gagné garanti!

Cette rupture de culture ne se fait pas sans dialogue, elle crée en revanche un esprit d'émulation et de créativité appréciable pour la réussite du projet! Et permet surtout de livrer à temps.

Instrument de management par excellence, le mode projet est aussi un outil à double tranchant.

Compris, maîtrisé, il rend le sourire au client et aux acteurs. Mais mal anticipé, mal planifié, il pèse par sa sourde pression, entrainant stress et risques psychosociaux.

Nous, Manager de projet, avons une part de responsabilité dans le vécu quotidien des acteurs placés sous notre égide. Acteurs, qui dans l'ensemble, sont déjà fragilisés par la crise et la généralisation de la mobilité professionnelle.

Ceci dit… que faire pour préserver les acteurs tout en améliorant l'efficacité de nos projets ? Une première piste est de mesurer le cout réel des projets. Combien coute le manque de formation, la démotivation, l'absentéisme, le turn-over ?

Communiquez ces couts à votre direction et construisez avec elle un pacte sur la base d'objectifs mesurables. Vous vous allierez, d'une pierre deux coups, direction et acteurs projets. Chacun aura bien senti son intérêt, des employés de meilleure qualité pour l'une, une carrière plus épanouissante pour les autres.

Si vous héritez d'équipes un peu traumatisées, essayez ça !

• Offrez un cadre et des perspectives claires permettant aux acteurs de proposer eux-mêmes des solutions pour améliorer leurs propres résultats
• Créez des temps de paroles ou le ressenti puisse être librement exprimé (le "je" associé au ressenti est à privilégié,  le jugement à bannir)
• Favorisez la résolution des problèmes par petits groupes afin de reconstruire du collectif

Il existe bon nombre de solutions humaines à ces problèmes de stress, sans rien rogner à la compétitivité, bien au contraire. Le management de projet est là pour vous les apporter!

Pour qu'un projet réussisse, il est important d'avoir en tête quel est le rôle de chacun et d'éviter les combines ou autres arrangements de rôles en cours de projet.

On distingue deux types de rôles au sein d'un projet, la maîtrise d'ouvrage (MOA) et la maîtrise d'œuvre (MOE).

La MOA ou maîtrise d'ouvrage est l'entité donneuse d'ordre du projet. C'est elle qui définit et achète le projet. La MOA, se décompose en plusieurs rôles :

Maître d'ouvrage : C'est le donneur d'ordre proprement dit.

aMOA : Ou assistance à maîtrise d'ouvrage, le rôle de cette entité est d'apporter conseil à la MOA sur l'opportunité du projet, notamment économique, sociale, politique, technologique, environnementale, etc. La question étant : "est ce le bon projet? Et pourquoi ?".

MOAd: Ou maîtrise d'ouvrage déléguée, le rôle de cette entité est de spécifier et valider l'objet du projet. La MOAd répond précisément à la question du "Quoi ?". La MOAd intervient aussi souvent en support de la MOA pour le pilotage du projet.

De l'autre côté, la MOE ou maîtrise d'œuvre est l'entité réalisatrice. La MOE est financièrement responsable du bon achèvement, elle se décompose ainsi :

Maître d'œuvre : Responsable du bon achèvement, il fournit les ressources nécessaires au projet et désigne le chef de projet.

Chef de projet : Il pilote la réalisation du projet. Il est aussi appelé maître d'œuvre délégué (MOEd)

Réussir un projet, c'est ne pas perdre de vue ce fait essentiel. Un projet est avant tout un contrat entre la MOA et la MOE.