Tout sur le Projet réussi !

 

Je vais vous conter une belle histoire qui nous vient du froid nordique.

C’était au début des années 90, un homme, Roland Nilsson vient d’être nommé à la tête de la chaîne suédoise d’hôtels, Scandic Hotels.

 

Tout semble aller pour le mieux, sauf que la dite société est financièrement exsangue ! Les pertes se chiffrent en dizaines de millions et la guerre du golf ravage l’industrie touristique mondiale. Difficile d’imaginer autre chose que la fermeture ou la revente.

Face à cette situation désespérée, Roland Nilsson fait un pari...un peu fou. Il se dit  que Scandic Hotel renouera durablement avec les bénéfices grâce au lancement d’un Projet de transformation du management et de responsabilisation environnementale.

Pour une société historiquement crée par un groupe pétrolier américain, on imagine facilement le côté quelque peu non orthodoxe de ce projet !

 

Roland fait appel à l’ONG The Natural Step pour assurer la MOAD de ce grand projet de transformation managérial et écologique de Scandic Hotels. L’approche originale de l’ONG est de ne pas appliquer de recettes mais de faire partager un constat, des objectifs et de faire appel la créativité de tous pour résoudre les problèmes identifiés.

Des formations sont organisées sur les enjeux environnementaux de la planète et sur les objectifs de l’entreprise. Lors de ces formations, tous les employés, du directeur au personnel de ménage sont conviés à imaginer à leur niveau des solutions concrètes à ces deux problèmes.

 

Près de deux milles idées sont imaginées et beaucoup sont mises en œuvre. Une femme de ménage propose le remplacement des savons et shampooings offerts par des cartouches murales, d’autres proposent de préférer le parquet en bois à la moquette (issue du pétrole). Le tri des déchets est généralisé, le renouvellement des draps pour les séjours de plus de deux jours est soumis au choix du client, la température des chambres est adaptée à la présence ou non de clients et même la clé de ces nouvelles chambres écolo est dorénavant en bois … tout un symbole !

 

Le projet de transformation managériale et écologique fonctionne et formidablement bien. La chaîne renoue avec les bénéfices dès 1994 à l’issue du projet. C’est un tel succès, que lorsqu’en 1996, Roland Nilsson fait entrer Scandic en bourse, il y a huit fois plus de demandes que d’offres !

 

A travers ce bel exemple, on retrouve les lames de fond de la réussite d’un projet :

• la clarté des objectifs,
• le traitement de la question du sens de l’action,
• la décentralisation du management.

 

Le travail d'équipe nous est présenté comme la panacée de la réussite des projets.

Et à juste titre! Un groupe de personnes s'engageant, d'une seule voix, à la conquête d'un but peut décrocher des résultats spectaculaires !

 

Cependant il apparait que ces cas ne font pas majorité. Au sein des équipes, les individus n'arrivent pas à s'entendre pour travailler ensemble ! Les raisons de cette sous productivité sont multiples, mais lorsqu'on y regarde à deux fois on s'aperçoit qu'elles proviennent essentiellement d'une seule cause : le manque de clarté dans l'attribution des rôles au sein des équipes.

 

Les outils les plus utilisés du management de projet ne permettent pas de clarifier ces rôles et de les communiquer aisément. Aussi, empruntons à nos amis consultants en conduite du changement un de leurs outils de description de processus, la matrice RACI. (Responsible, Accountable, Consulted, Informed).

 

Qu'est ce que c'est ?

 

La matrice RACI est un diagramme d'affectation des rôles au sein d'une équipe. Affichée sur l'intranet projet ou sur le tableau d'affichage projet, elle permet à tout un chacun de connaître précisément son rôle au sein de l'équipe.

 

 

 

Comment la construire ?

 

1. Listez les activités
2. Listez les acteurs concernés par ces activités
3. Précisez pour chaque couple activité/acteur projet le rôle de ce dernier parmi les rôles suivants : R, A, C et I.

 

• R : Réalise l'activité. Il peut y avoir plusieurs R.
• A : Autorité: A peut approuver le travail de R. Il n'y a qu'un seul A par activité
• C : Consulté
• I : Informé

 

Il existe d'autres formes et versions de cette matrice, mais gageons que cette forme épurée soit la plus facile à comprendre et donc la plus efficace. Car n'oublions pas, la principale cause de perte de productivité dans une équipe est le manque de clarté sur les attributions de chacun.

 

Lorsqu'elle est affichée en évidence, cette matrice est vue et connue de tous et de toutes. Chaque collaborateur pourra y voir son nom et ses propres responsabilités dans le projet. Ceci insuffle un sentiment d'appartenance au projet et favorise donc l'engagement des collaborateurs. Un bénéfice dont il ne faudrait pas se priver pour la pleine réussite de vos projets !

 

Face à un défi nouveau, voir une situation difficile, qui n'aurait pas eu besoin de la bienveillance et du feedback d'une personne d'expérience ? De même, une fois le défi relevé, n'est-il pas profondément utile de mettre son expérience à la portée de l'autre, débutant ou initié, ne serait ce que pour mieux la comprendre soit même ?

Et bien nous venons de décrire l'un des piliers de la performance au travail, le Mentoring.

Coaching et Mentoring sont les deux atouts de la performance au travail dans le monde anglo-saxon. En France, le coaching connait un véritable succès et se diffuse dans tous les domaines de la société. Mais curieusement, le mentoring, lui, ne rencontre pas la même ferveur. Quel dommage !

Le mentor vient apporter des pistes de réflexion, ouvrir des perspectives, le tout de façon totalement bénévole. Le mentee tire profit du feedback du mentor, mais est loin d'être le seul à tirer des bénéfices de ce duo. Etre mentor oblige à tirer un bilan lucide sur ses propres acquis professionnels.

En France, il existe peu de réseaux permettant la mise en relation dans une logique gagnant gagnant de mentee et de mentor. Le réseau EPWN France offre aux manager femmes l'immense chance de participer à cette aventure. Côté PMI, un chapitre technologie et telecom est consacré au Mentoring.

Et vous, connaissez-vous des réseaux œuvrant pour le mentoring ?

 

Instrument de management par excellence, le mode projet est aussi un outil à double tranchant.

Compris, maîtrisé, il rend le sourire au client et aux acteurs. Mais mal anticipé, mal planifié, il pèse par sa sourde pression, entrainant stress et risques psychosociaux.

Nous, Manager de projet, avons une part de responsabilité dans le vécu quotidien des acteurs placés sous notre égide. Acteurs, qui dans l'ensemble, sont déjà fragilisés par la crise et la généralisation de la mobilité professionnelle.

Ceci dit… que faire pour préserver les acteurs tout en améliorant l'efficacité de nos projets ? Une première piste est de mesurer le cout réel des projets. Combien coute le manque de formation, la démotivation, l'absentéisme, le turn-over ?

Communiquez ces couts à votre direction et construisez avec elle un pacte sur la base d'objectifs mesurables. Vous vous allierez, d'une pierre deux coups, direction et acteurs projets. Chacun aura bien senti son intérêt, des employés de meilleure qualité pour l'une, une carrière plus épanouissante pour les autres.

Si vous héritez d'équipes un peu traumatisées, essayez ça !

• Offrez un cadre et des perspectives claires permettant aux acteurs de proposer eux-mêmes des solutions pour améliorer leurs propres résultats
• Créez des temps de paroles ou le ressenti puisse être librement exprimé (le "je" associé au ressenti est à privilégié,  le jugement à bannir)
• Favorisez la résolution des problèmes par petits groupes afin de reconstruire du collectif

Il existe bon nombre de solutions humaines à ces problèmes de stress, sans rien rogner à la compétitivité, bien au contraire. Le management de projet est là pour vous les apporter!