Tout sur le Projet réussi !

 

Le travail d'équipe nous est présenté comme la panacée de la réussite des projets.

Et à juste titre! Un groupe de personnes s'engageant, d'une seule voix, à la conquête d'un but peut décrocher des résultats spectaculaires !

 

Cependant il apparait que ces cas ne font pas majorité. Au sein des équipes, les individus n'arrivent pas à s'entendre pour travailler ensemble ! Les raisons de cette sous productivité sont multiples, mais lorsqu'on y regarde à deux fois on s'aperçoit qu'elles proviennent essentiellement d'une seule cause : le manque de clarté dans l'attribution des rôles au sein des équipes.

 

Les outils les plus utilisés du management de projet ne permettent pas de clarifier ces rôles et de les communiquer aisément. Aussi, empruntons à nos amis consultants en conduite du changement un de leurs outils de description de processus, la matrice RACI. (Responsible, Accountable, Consulted, Informed).

 

Qu'est ce que c'est ?

 

La matrice RACI est un diagramme d'affectation des rôles au sein d'une équipe. Affichée sur l'intranet projet ou sur le tableau d'affichage projet, elle permet à tout un chacun de connaître précisément son rôle au sein de l'équipe.

 

 

 

Comment la construire ?

 

1. Listez les activités
2. Listez les acteurs concernés par ces activités
3. Précisez pour chaque couple activité/acteur projet le rôle de ce dernier parmi les rôles suivants : R, A, C et I.

 

• R : Réalise l'activité. Il peut y avoir plusieurs R.
• A : Autorité: A peut approuver le travail de R. Il n'y a qu'un seul A par activité
• C : Consulté
• I : Informé

 

Il existe d'autres formes et versions de cette matrice, mais gageons que cette forme épurée soit la plus facile à comprendre et donc la plus efficace. Car n'oublions pas, la principale cause de perte de productivité dans une équipe est le manque de clarté sur les attributions de chacun.

 

Lorsqu'elle est affichée en évidence, cette matrice est vue et connue de tous et de toutes. Chaque collaborateur pourra y voir son nom et ses propres responsabilités dans le projet. Ceci insuffle un sentiment d'appartenance au projet et favorise donc l'engagement des collaborateurs. Un bénéfice dont il ne faudrait pas se priver pour la pleine réussite de vos projets !

 

 

Un grand nombre de managers sont confrontés au pilotage de nombreux projets, de faibles envergures, et n'utilisant pas de ressources critiques. Ces projets sont généralement faiblement parallélisés, on parle de cloud project management.

 

Piloter ce nuage de projets n'est pas simple car les outils classiques que sont le planning et la courbe en S sont mal adaptés à ces nombreux petits projets. On passerait plus de temps à planifier qu'à les réaliser ! De plus, étant faiblement parallélisés, les retards des uns font les retards des autres. C'est ainsi que la détection de la dérive des jalons devient le nerf de la guerre de la réussite de ce nuage de projets. C'est ici qu'intervient un outil d'une efficacité redoutable, le diagramme Dates-Dates.

 

Comment ça marche ?

 

Pour utiliser cet outil, il suffit au préalable de mettre des points d'étapes communs à tous vos projets, par exemple une revue par semaine. Les dates cibles de chaque projet sont placées sur l'axe vertical. Les dates des revues d'avancement sont placées horizontalement. La diagonale représentant l'achèvement.

 

Prenons un exemple, le projet vert doit être achevé dans quatre semaines, c'est-à-dire à la quatrième revue de projets. C'est pourquoi son tracé commence sur la ligne rencontrant la diagonale en revue dans quatre semaines (R4). Dès la première revue on s'aperçoit qu'on aura une semaine d'avance. La nouvelle date cible est T+3 semaines, le tracé passe de la ligne T+4 semaines à T+3 en se dirigeant vers le bas.
Le projet prend de l'avance, il rencontrera la diagonale plus tôt. Puis, notre pronostic étant le bon, la date cible reste inchangée pendant la durée de vie du projet. A chaque point d'avancement, le tracé reste sur la ligne T+3 jusqu'à l'intersection de la diagonale, c'est-à-dire la livraison.

 

Prenons maintenant un exemple de projet en retard, le projet rouge. Initialement prévu pour une livraison à T+6 semaines. Les revues se passent les unes après les autres sans qu'aucun retard ne soit à prévoir jusqu'à la revue R4. A cette revue, un retard d'une semaine est diagnostiqué, aussi le tracé passe de la ligne T+6 à T+7 pour une rencontre de la diagonale en R7. En R5, patatra, une nouvelle semaine de retard est annoncée, le tracé grimpe de la ligne T+7 à T+8. Le tracé du projet est parallèle à la diagonale, c'est à dire que le projet n'avance plus du tout, une mesure est à prendre.

L'ordonnée présente en R6 représente le moment présent, nous sommes à la revue de projet R6.

 

Le diagramme Dates-Dates est un excellent outil d'alerte des dérives naissantes en situation de cloud project management. D'un seul coup d'œil, il vous permet de consulter l'avancement de tous vos projets. Il offre des réponses aux questions que tout le monde se pose en point d'avancement, des fournisseurs aux clients en passant par l'équipe projet :

 

• Les dates cibles sont elles toujours d'actualité ?
• Qu'est ce qui a changé depuis le dernier point d'avancement ?

 

Bonne découverte de ce puissant outil dédié à la réussite de vos projets.